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项目管理做的好,这套免费模版少不了

作者:jcmp      发布时间:2021-04-20      浏览量:0
01项目说明书——重要信息全员同步项目来

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项目说明书——重要信息全员同步

项目来了,负责人先召集团队开一个启动会,这时,就可以在「项目说明书」填入项目名称、开始时间、计划完成时间等基本情况,作为重要节点的里程碑计划也可以在会议上一并敲定,从而确定重要任务的时间节点。

除此之外,「项目说明书」还可以填入以下内容:

项目背景、难度评估信息

交付标准

项目主要联系人的联系方式

「说明书」作为项目的总策划,可以帮助团队同步各种重要信息。

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项目进度看板——细化团队任务分工

确定完项目中的重要节点(里程碑)后,就需要围绕它们将每个阶段的任务细化。团队可以将每一个任务目标、说明、开始日、完成日、负责人等信息记录在「项目进度看板」中。

看板上方会显示当前日期、当前任务、进行中任务等实时计数、方便管理者实时知晓进度。

团队成员在设置任务「开始日」「完成日」后,根据实际情况点选不同「完成情况」,任务所在行会自动调整单元格颜色。团队可以通过颜色快速看出任务完成情况。

完成一项任务后,团队成员可将执行情况文档填到「结果文档」一列,方便项目负责人随时查看。

项目负责人还可直接在看板中安排任务、分配执行负责人、安排优先级等。对于整个团队来说,分工清晰。

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项目看板——实时查看最新动态

项目的基本信息和任务安排已在「说明书」和「进度看板」录入完毕。至此,关于项目的所有信息已经可以在「项目看板」中自动展示和更新。

无论是左上角的实时日历,还是右上角的预算比例、时间进度条都可以直观地反应项目推进情况。右下方的任务完成情况,则可以分清今日启动、完结和超时任务,是一种强时间控制的手段。

像常用的项目文档&云盘、项目状态报告、会议纪要、日历、重要通知等也可放置在该看板中,方便团队查看。

「项目看板」作为项目管理模版中的总览性看板,方便负责人实时查看项目最新情况及具体事项。

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项目总看板——多个项目,同时跟进

很多情况下,团队会同时推进多个项目,做好「多线作战」,需要一个更加总览性的「项目总看板」。

「总看板」专为决策层设计,可以同时跟进多个项目,总览项目情况,包括任务进度、时间进度、预算进度、进行中任务数、超时任务等。

而你只需要复制、粘贴项目链接进去,所有项目情况就一目了然。

团队只需掌握以上步骤,即可快速上手「项目管理模版」(实战版),接下来小编会介绍一些进阶功能,帮助企业从预算、会议、复盘等角度更好地执行一个项目。

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费用报销申报——预算不超,明细不缺

「钱」是项目实施过程中不可马虎的一个环节,无论是个人消费金额,还是总体的费用统计,都需要清晰明确地记录下来。

「费用报销申报」表可以将项目过程中产生的所有报销费用记录下来,方便后期追踪、核算。

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会议看板——重要会议雁过留痕

一个项目从启动到结束会经历多次会议,保证会议的有效性就是在不断降低项目的时间成本。

在「会议看板」中,项目启动和实施过程中的每一个会议均可记录在此,方便沉淀会议精华,同步团队间解决方案及回顾会议成果。

每次会议的纪要文档链接均可附在看板中,方便项目组成员随时查看详细信息。

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项目总结——复盘,回顾得失

任何一个项目做完之后,复盘都必不可少。只有通过复盘才能知晓此次项目中哪些时间节点最为关键,哪些进度被额外拖延等。

通过「项目总结」,可以帮助团队梳理整个执行过程中遇到的问题与经验,从而优化下次项目的执行。